Catering-Portionen berechnen Sie mit einer einfachen Formel: Gramm pro Person × rechnerische Gästezahl (Kinder anteilig) + eine kleine Reserve. Addiert man die Profi-Richtwerte für Hauptgang, Beilagen und Dessert, kommen Sie bei einem Buffet als Hauptmahlzeit auf rund 500 bis 800 g pro Erwachsenem. Bei einem reinen Fingerfood-Buffet zählen Sie in Stück statt in Gramm. Unten finden Sie die Werte pro Gang, ein durchgerechnetes Beispiel für 80 Gäste und die Umrechnung bis zur Zahl der Teller, Schälchen und GN-Behälter, die Sie bereitstellen müssen.
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Kurz gesagt
- Formel: Menge pro Person × (Erwachsene + Kinder × 0,5) × (1 + Reserve). Wer knapp plant, rechnet mit 0 bis 10 % Reserve.
- Richtwerte pro Gang: Hauptgang Fleisch 100 bis 150 g, Sättigungsbeilage 100 bis 250 g, Gemüse 200 bis 250 g, Dessert 100 bis 150 g pro Person.
- Fingerfood: 5 bis 7 Häppchen für einen Umtrunk von etwa zwei Stunden, rund 12 Häppchen, wenn das Fingerfood den ganzen Abend trägt.
- Weniger Abfall: Lieber mehr Auswahl in kleinen Mengen als große Schüsseln von wenigen Gerichten, und Brot als günstige Sättigungsbeilage einplanen.
- Ausstattung mitrechnen: Aus der Mengenplanung folgt direkt, wie viele Teller, Gläser, Becher und Behälter Sie brauchen.
Inhaltsverzeichnis
Ob Hochzeit mit 150 Gästen, Firmenjubiläum im Hotel oder Mittagsverpflegung in der Kita: Die Mengenplanung folgt immer demselben Ablauf.
- Rechnerische Gästezahl bestimmen. Erwachsene zählen voll. Kinder setzen wir mit etwa der Hälfte an, kleine Kinder mit weniger, Jugendliche fast wie Erwachsene. Aus 60 Erwachsenen und 20 Kindern werden so 70 rechnerische Personen.
- Menge pro Person je Komponente festlegen. Nicht pauschal „600 g Essen“, sondern getrennt nach Suppe, Fleisch oder Fisch, Beilage, Gemüse, Salat, Brot und Dessert. Nur so wird aus der Planung eine Einkaufs- und Produktionsliste.
- Multiplizieren und Reserve entscheiden. Gästezahl × Menge je Komponente ergibt die Gesamtmenge in Kilogramm oder Litern. Danach entscheiden Sie bewusst, ob und wie viel Reserve Sie aufschlagen.
Der wichtigste Schritt ist der zweite. Eine einzige Gesamtzahl pro Person ist für die erste Schätzung praktisch, in der Küche brauchen Sie aber Mengen pro Komponente, sonst haben Sie am Ende fünf Kilo Kartoffelgratin zu viel und zu wenig Gemüse.
Richtwerte pro Person und Gang
Die folgende Tabelle fasst die Profi-Kalkulation zusammen, die top agrar unter Berufung auf Küchenexperten veröffentlicht hat. Die Werte gelten pro erwachsener Person bei einem Menü oder Buffet als Hauptmahlzeit.
| Komponente |
Menge pro Person |
| Vorspeise: Salat |
100–150 g |
| Vorspeise: Suppe |
200–250 ml |
| Hauptgang: Eintopf oder Suppe |
300–500 ml |
| Hauptgang: Fleisch |
100–150 g |
| Hauptgang: Fischfilet |
125–200 g |
| Sättigungsbeilage (Kartoffeln, Reis, Nudeln) |
100–250 g |
| Gemüsebeilage |
200–250 g |
| Dessert |
100–150 g |
So lesen Sie die Spannen: Den unteren Wert nehmen Sie, wenn es viele Komponenten gibt, mittags gegessen wird oder ein Programm im Vordergrund steht. Den oberen Wert nehmen Sie bei wenigen Gerichten, am Abend, bei langer Dauer und bei Gästen, die körperlich gearbeitet haben, etwa bei einem Helferfest oder einer Betriebsfeier im Handwerk.
Bei Gemüse beziehen sich die Werte auf die verzehrfertige Menge. Die Verbraucherzentrale weist im Portionsplaner darauf hin, dass Sie je nach Gemüseart mehr einkaufen müssen, weil beim Putzen und Vorbereiten Reste anfallen. Für Brokkoli, Lauch oder Spargel ist der Unterschied zwischen Einkaufs- und Tellergewicht spürbar.
Kaltes, warmes und kalt-warmes Buffet
Beim Buffet verteilen sich die Gramm anders als beim Tellerservice, weil Gäste von vielem ein wenig nehmen. Küchengötter nennt für ein kaltes Buffet pro Person unter anderem:
- ca. 200 g Fleisch oder Fisch
- ca. 100 g Dips und Saucen
- 200–250 g verschiedene Salate
- 50 g Käse
- 150 g Brot
- 150 g Dessert
Für ein kalt-warmes Buffet verschieben sich die Mengen: Dort stehen pro Person 150–200 ml Suppe, 100 g Salate, 80 g Terrine oder Pastete, 150–250 g Fleisch, 250 g Gemüsebeilagen sowie 100 g cremiges und 100 g fruchtiges Dessert auf der Liste.
Auffällig ist der Unterschied bei Brot und Salat. Beim kalten Buffet sind sie Hauptdarsteller, beim kalt-warmen Buffet übernehmen warme Beilagen und Gemüse diese Rolle. Wer ein kaltes Buffet plant, sollte deshalb großzügiger bei Brot, Aufschnitt und Salaten sein. Wer warm anbietet, plant die Beilagen über die Kapazität der Wärmebehälter: Ein voller GN-Behälter, der bis zum Ende warm bleibt, ist wertvoller als drei Behälter, die nach einer Stunde unansehnlich werden.
Mittag oder Abend?
Ein Mittagsbuffet fällt in der Regel kleiner aus als ein Abendbuffet, besonders wenn danach weitergearbeitet wird oder ein Seminar folgt. Rechnen Sie mittags mit dem unteren Ende der Spannen und reduzieren Sie die Zahl der Komponenten statt die Portionen pro Gericht. Abends, mit Getränken und offenem Ende, liegt der Bedarf eher am oberen Ende.
Fingerfood: Stück statt Gramm
Bei Fingerfood denkt niemand in Gramm, sondern in Häppchen. Die Mengen hängen fast nur davon ab, ob das Fingerfood eine Mahlzeit ersetzt oder begleitet. Küchengötter rechnet für einen kleinen Umtrunk mit Fingerfood von etwa zwei Stunden mit 5 bis 7 Häppchen pro Person und für ein abendfüllendes Fingerfood-Buffet mit etwa 12 Häppchen pro Person.
| Anlass |
Häppchen pro Person |
| Sektempfang vor einem Menü |
eher unteres Ende, ca. 4–5 |
| Umtrunk, etwa 2 Stunden |
5–7 |
| Fingerfood-Buffet als ganze Mahlzeit |
ca. 12 |
Die Zeile zum Sektempfang ist unsere Ableitung: Wenn danach ein Menü folgt, sollen die Häppchen Appetit machen, nicht satt.
Für die Praxis gilt: Ein „Häppchen“ ist eine Portion, die man in ein bis zwei Bissen isst oder aus einem kleinen Gefäß löffelt. Beim Planen hilft es, die Häppchen auf Gefäße zu verteilen. Herzhafte Salate, Bowls oder Cremes landen in Fingerfood-Bechern, Spieße und Canapés auf Platten. Bei Bechern entscheidet die Füllmenge, wie viele Gramm Sie pro Stück ansetzen. Ein Fingerfood-Schälchen mit 180 ml eignet sich für kleine Salatportionen oder Desserts, das Schälchen mit 250 ml für Portionen, die schon fast eine kleine Mahlzeit sind. Wenn Sie vorbereiten und transportieren, sind Fingerfoodbecher mit Deckel praktisch, weil sie sich stapeln und gekühlt lagern lassen.
Kinder, Tageszeit und Dauer richtig einrechnen
Pauschale Werte stimmen selten für jede Gästegruppe. Drei Faktoren verschieben die Mengen am deutlichsten:
Alter der Gäste. Kinder essen weniger, Jugendliche oft mehr als erwartet. Die Mengenkalkulation der KLJB Freiburg nennt Durchschnittswerte für Kindergruppen und weist darauf hin, dass sich die Mengen für Jugendliche und Erwachsene etwas erhöhen können. Als Beispiele führt sie pro Person 100–150 g Brot, 200 g Pudding, 125 g Quarkdessert oder 200 g Obstsalat an. Für Schulen, Kitas und Pflegeheime lohnt sich ohnehin ein eigener Blick: In der Gemeinschaftsverpflegung geben die DGE-Qualitätsstandards den Rahmen für Angebot und Portionsgrößen vor.
Tageszeit und Programm. Mittags und bei Veranstaltungen mit dichtem Programm wird weniger gegessen. Am Abend, wenn das Essen der Mittelpunkt ist, mehr.
Dauer und Getränke. Je länger das Buffet offen steht und je mehr Alkohol fließt, desto häufiger gehen Gäste ein zweites oder drittes Mal. Bei Feiern mit offenem Ende lohnt ein Mitternachtssnack, etwa Suppe oder belegte Brötchen, statt das Hauptbuffet zu vergrößern.
Essgewohnheiten. Fragen Sie vegetarische, vegane und allergiebedingte Wünsche vorher ab und planen Sie diese Gerichte nicht als Restposten, sondern mit vollen Portionen. Der Portionsplaner der Verbraucherzentrale lässt Sie Kinder und Senioren abschätzen und zwischen Menüs mit und ohne Fleisch wählen. Er eignet sich gut als Gegenprobe zu Ihrer eigenen Kalkulation.
Rechenbeispiel: Firmenfeier mit 80 Gästen
Angenommen, ein Hotel richtet eine Abendfeier mit kalt-warmem Buffet aus: 70 Erwachsene und 10 Kinder, Beginn 19 Uhr, Ende offen.
Schritt 1: Rechnerische Gästezahl. 70 + (10 × 0,5) = 75 Personen.
Schritt 2 und 3: Mengen pro Komponente. Wir setzen Werte aus der Mitte der Profi-Spannen an.
| Komponente |
pro Person |
× 75 Personen |
| Suppe |
200 ml |
15 l |
| Fleisch und Fisch, warm |
150 g |
11,25 kg |
| Sättigungsbeilage |
150 g |
11,25 kg |
| Gemüsebeilage |
200 g |
15 kg |
| Salate |
100 g |
7,5 kg |
| Brot |
50 g |
3,75 kg |
| Dessert |
120 g |
9 kg |
| Summe Speisen (ohne Suppe) |
770 g |
57,75 kg |
Reserve. Bei einer verbindlichen Gästeliste reicht ein kleiner Aufschlag von etwa 5 % auf die Hauptkomponenten, also rund 0,6 kg Fleisch und 0,6 kg Beilage zusätzlich. Bei unsicheren Zusagen gehen Sie auf 10 %, verteilen den Puffer aber auf haltbare Komponenten wie Brot, Käse und Desserts, die sich am Folgetag noch verwenden lassen.
Einkauf. Beim Gemüse rechnen Sie auf die 15 kg verzehrfertige Ware den Putzverlust auf. Beim Fleisch planen Sie den Garverlust ein, der je nach Stück und Garmethode unterschiedlich ausfällt.
Mit rund 770 g pro Person liegt dieses Beispiel am oberen Ende der Spanne aus der Einleitung, weil hier ein voller Abend mit Suppe, Brot und Dessert geplant ist. Genau deshalb lohnt es sich, nach Komponenten zu rechnen: Sie sehen sofort, wo Sie kürzen können, etwa beim Gemüse auf 150 g, wenn es zusätzlich Salate gibt.
Reserve oder knapp kalkulieren?
Zu viel Essen ist im Catering der häufigere Fehler als zu wenig. Laut Bundeslandwirtschaftsministerium fielen 2022 in Deutschland knapp 10,8 Millionen Tonnen Lebensmittelabfälle an, davon 18 Prozent oder rund 2 Millionen Tonnen in der Außer-Haus-Verpflegung.
Die Verbraucherzentrale nennt als wiederkehrende Ursachen Überproduktion und zu große Portionen. Bei Buffets kommt hinzu, dass warme Speisen und Salate schneller unansehnlich werden und ausgetauscht werden.
Der Catering-Leitfaden für Kulturbetriebe geht noch weiter: Er empfiehlt, Mengen knapp zu kalkulieren statt pauschal mit Puffer, und je nach Anlass, ob Hauptmahlzeit oder Pausensnack, mit 15 bis 20 % weniger Gästen zu rechnen. Sein Beispiel: Bei 50 Gästen wird für 40 kalkuliert.
Für die Praxis heißt das:
- Klein nachlegen statt groß auffüllen. Kleinere Behälter, die häufiger getauscht werden, halten das Buffet frisch und den Rest gering.
- Auswahl vor Menge. Die Verbraucherzentrale rät, im Zweifel eher die Auswahl als die Mengen zu erhöhen. Brot ist eine gute Sättigungsbeilage.
- Kleinere Teller am Buffet. Wer mit kleineren Tellern zum Buffet geht, nimmt kleinere Portionen und kommt lieber noch einmal.
- Reste sicher verwerten. Nicht angerichtete Speisen können Sie gekühlt lagern oder Gästen mitgeben, sofern Hygiene und Kühlkette das erlauben. Passende Verpackungen für Essen zum Mitnehmen sollten dafür bereitliegen.
Vom Gramm zum Geschirr: die Ausstattung mitplanen
Wenn die Mengen stehen, folgt die zweite Rechnung, die oft vergessen wird: Worin wird das Essen gegart, transportiert, präsentiert und gegessen? Aus unserem Rechenbeispiel ergeben sich zum Beispiel rund 11 kg Fleisch und 11 kg Beilagen, die in GN-Behältern gegart und am Buffet warm gehalten werden. Ein GN-Behälter 1/1 aus Porzellan mit 68 mm Tiefe passt in gängige Chafing Dishes und sieht am Buffet gleichzeitig gut aus.
Dazu kommen Teller in zwei Größen, etwa ein flacher Teller mit 27 cm für den Hauptgang und ein flacher Teller mit 21 cm für Vorspeise, Salat und Dessert. Für Suppe und Dessert planen Sie Schüsseln, für das Dessertbuffet je nach Konzept Becher oder Schälchen. Weil Gäste am Buffet mehrmals gehen, rechnen wir mit mehr Tellern als Gästen, damit nie benutztes Geschirr erneut auf den Tisch muss.
Wir bei Euronova führen alles, was zwischen Mengenplanung und Buffet liegt: Porzellan und Geschirr, Gläser, Besteck, GN-Behälter, Einweg- und Fingerfood-Artikel sowie Produkte für Lebensmittelaufbewahrung und -transport. Für einzelne Veranstaltungen können Sie Teller, Gläser und Besteck bei uns auch mieten statt kaufen.
Ab 175 € Bestellwert liefern wir versandkostenfrei, und als Neukunde erhalten Sie 15 % Willkommensrabatt. Stellen Sie Ihre Ausstattung direkt im Euronova-Onlineshop zusammen, für Fingerfood-Anlässe am schnellsten über die Kategorie Fingerfood-Einwegartikel. Wenn Sie gleich die ganze Küche neu planen, hilft unser Fachbeitrag zum Thema Gastronomieküche richtig ausstatten.
Unsere Sicht aus der Praxis
Wir sprechen täglich mit Restaurants, Hotels, Caterern und Küchen in Schulen und Pflegeheimen. Dabei fällt uns immer wieder auf: Die Mengenplanung ist oft sauber durchgerechnet, die Ausstattung dagegen wird geschätzt. Dann reichen am Abend die Dessertschälchen nicht oder es fehlt ein Wärmebehälter, und das beste Kalkulationsblatt hilft nichts mehr.
Unser Rat: Behandeln Sie Geschirr, Gläser und Behälter als Teil derselben Rechnung. Wer für 75 rechnerische Personen plant, schreibt neben jede Speisekomponente auch das Gefäß, in dem sie produziert, gelagert, präsentiert und gegessen wird. Kleine Portionen in passenden Fingerfood-Bechern, GN-Behälter in der richtigen Tiefe und genügend Teller in zwei Größen sind keine Nebensache. Sie sind das Werkzeug, mit dem Sie knapp kalkulieren können, ohne dass das Buffet leer aussieht.
Deshalb haben wir unser Sortiment so aufgebaut, dass Sie alles für einen Anlass an einem Ort bestellen oder mieten können.
Rok
Häufige Fragen
Wie viel Gramm Essen rechnet man pro Person beim Buffet?
Addiert man die Profi-Richtwerte für Fleisch, Beilagen, Gemüse und Dessert, ergeben sich für ein Buffet als Hauptmahlzeit rund 500 bis 800 g pro Erwachsenem, je nach Zahl der Komponenten. Mittags oder neben einem Programm reicht weniger. Rechnen Sie am besten getrennt nach Komponenten, etwa 100 bis 150 g Fleisch und 200 bis 250 g Gemüse pro Person.
Wie viele Häppchen braucht man pro Gast?
Für einen Umtrunk von etwa zwei Stunden rechnen Sie mit 5 bis 7 Häppchen pro Person. Ersetzt das Fingerfood das Abendessen, sind es rund 12 Häppchen. Vor einem Menü genügen weniger, weil die Häppchen nur den Appetit anregen sollen.
Wie rechnet man Kinder bei der Mengenplanung?
Wir empfehlen, Kinder mit etwa der Hälfte einer Erwachsenenportion anzusetzen. Kleine Kinder essen eher weniger, Jugendliche fast so viel wie Erwachsene. Aus 40 Erwachsenen und 10 Kindern werden so 45 rechnerische Personen.
Wie viel Reserve sollte man einplanen?
Bei einer festen Gästeliste reichen 0 bis 5 %, bei unsicheren Zusagen etwa 10 %. Legen Sie die Reserve am besten auf haltbare Komponenten wie Brot, Käse oder Desserts. Wer Lebensmittelabfälle konsequent vermeiden will, kalkuliert eher knapp und erhöht im Zweifel die Auswahl statt der Menge.
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